CHAPTER 5 掌控你的时间（5 / 7）

我也希望你是因为自己的过于谨慎而犯的错。

仔细观察一下，看看你身边那些自信的人都是怎样做的。马克·斯瓦特给年轻人的建议是：在办公室中给自己找到几个榜样，并时刻观察他们是怎么与人沟通的。为什么上司总是能够听进去某个同事的建议？为什么你的主管在每次开会后都能给部门争取到更多的预算？然后将你新学会的技巧模仿出来，但是切记，要做适当的调整，毕竟你有着独特的个性，万不可照搬照抄。

接下来我们将谈谈三种主要的沟通方式，看看你该如何运用这些方式来推动自己职业生涯的发展。

邮件沟通

我给你的建议是，如果你不想自己的事情登上《华盛顿邮报》的头版，那么你就不要将它写进邮件中。曾经，我听到一位同事和另外一位同事在谈论自己刚刚离婚了的事情，她看上去很难过，于是我给她写了一封邮件来安慰她，并告诉她我完全理解她的心情。但是不幸的是，我在那封邮件中提到了自己的过去经历，谈到了前夫对我的不忠。但我没有想到的是，我将这份邮件抄送给了公司的所有同事。这是我这辈子干的最丢人的事情了。

希拉里 29岁 弗吉尼亚州

很多人有这样的想法，只要你不在大众传播行业工作，那么你就不需要太看重自己的写作能力。其实并不是这样，只是因为写作是商业上最没有得到应有重视的能力之一。是的，很多优秀的企业家也并不善于写作，因此你也不善于写作，这似乎并不会让你感到任何不方便。但是，既然你在阅读这本书，说明你是一个上进的人，你很希望给你的上司留下一个好的印象。要想达到这个目标，最便捷的途径就是提高你的写作能力。

关于如何写，这可以写成一本书，但在这里，我只想和大家分享两个简单的原则：

原则1：CC原则（清晰Clarity、简洁Concise）。

大部分的商界人士的注意力持续时间都比较短，因此，在每份文件的最前面写上一段简短的引言，陈述出你的观点，则是最好的。无论你要写的是一份常规的备忘录，还是一份重要的季度商业计划，一开始谈到的信息都应该是重要的，在后面补充上资料。一定要注意用词，要精确传达你的思想，尽量采用主动语态。做PPT的时候尽量减少字的数量，使用彩色的图形、表格、图片，这样才更能吸引观看者的注意力。

原则2：保证质量。

在这个世界上，没有什么东西是绝对完美的。你写好的资料一定要养成校对的习惯，随后还要让你的同事帮你再校对一遍。你经手的文件都要格式整洁，并且没有语法和拼写的错误。即使你是第十五个看到这份资料的人，你也要将看到的语法和拼写错误纠正过来。

大部分的书面沟通都是通过邮件进行的，因此情况可能会稍微复杂一些。即使这样，你也要遵守上面提到的两点原则。

再讲一个真实案例吧。一位来自美国一所著名大学的学生在国外学习，他给该校本科生事务委员会发来一封邮件咨询申请学生宿舍的事情。由于这个学生整个学期都在国外，因此负责人忘记了处理他的申请。这位学生很难过，因此，他通过邮件抱怨了一番。负责人开始为自己辩解，他将这份邮件转发给其他的同事，并且加了一句评论：这些狗娘养的小混球儿！全都被惯坏了，好像他们理所应当得到一切似的。不幸的是，负责人将这封邮件抄送给了这位学生，结果，无论他如何道歉，都没有得到原谅，本来就已经有些愤怒的学生将这封邮件抄送给了自己认识的每一个人，几个月之内，这封邮件就传遍了整个美国……

电子邮件可以成为你最亲密的朋友，同样也会成为你最可怕的敌人。对于电子邮件的使用，我的建议是：

1.电子邮件不是私人物品。不仅公司的IT部门能够看到你的电子邮件，而且你根本不知道你会将它抄送给谁，可能是有意的，也可能是无意的。因此，一定不要在电子邮件中写有敏感的内容，除非你的上司要求你这样做，并且你谈论的都是事实。

2.维持你的职业形象。邮件的语气要礼貌、友好，不要有语法和拼写错误。因为你不可能通过声调或者其他非言语信息来传达你的思想，因此，在发送邮件之前，你一定要仔细检查一下，以防出现任何愚蠢的错误。

3.邮件要简短、直奔主题。主题的内容一定要明确表达出邮件的主旨。要将关键的信息放在前面，如果你要传达的信息有两三段长，你可以在邮件中标注重点，然后在附件中详细说明。

4.用邮件强调两人面谈时的信息。利用邮件总结会议内容，或者补充一些重要的信息，以此来强调、确认你们已经沟通过的信息。

5.不要通过邮件表达任何的不满，或者批评某个人。如果你要发牢骚，我的建议是面对面。如果你想在邮件中强调某件事，你可以强调正面的信息，最好你能够提出解决的方法。

6.不要随便发邮件。要在必要的时候发邮件，不要随便无尽头地发邮件。

7.必